河 南 科 技 学 院 文 件

校发字〔2021〕95号

河南科技学院 

关于印发《会计档案管理办法（修订）》的

通  知

全校各单位：

《河南科技学院会计档案管理办法（修订）》已经学校研究通过，现印发实施，请遵照执行。

河南科技学院

2021年11月30日

河南科技学院

会计档案管理办法（修订）

第一章  总 则

第一条 为加强学校会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）及其他相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  学校会计档案由财务处和档案馆共同管理。

财务处负责会计档案移交前的立卷、归档、装订、保管、查阅等工作，档案馆负责会计档案移交后的存放、查阅和保管以及会计档案保管期满后的销毁等工作。

第三条  财务处、档案馆要明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。

第二章  会计档案的内容

第四条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的、记录和反映单位经济业务事项的、具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第五条 会计凭证包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。电子会计凭证是指从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

第六条 会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。

第七条 财务报告包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。

第八条  其他类会计档案包括银行存款余额调节表、银行对账单、财务会计软件使用说明、会计科目和项目编码及使用说明、会计电算化处理授权登记或使用权限备案表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料，包括：学生名册、工资薪金发放清册、住房公积金备查簿等其他会计核算资料。

第九条 学校财务处采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案。

第三章  日常管理

第十条 财务处和档案馆应统一和规范会计档案的装订、立卷、保管、交接等要求。

第十一条 财务处会计人员是会计档案的立卷人，应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。财务处负责人对本单位的会计档案工作负责。

第十二条  财务处应及时对形成的会计档案进行整理、装订、立卷和归档。财务处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，保证会计档案的完整、及时、规范。财务处应根据会计凭证的数量定期（最长不得超过两个月）进行整理和装订，防止凭证散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，会计人员、出纳人员应在办理完记账或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期并加盖单位公章和财务负责人、会计主管人员的签章。采用电算化处理自动生成的账簿应在次年3月份之前打印出纸质会计账簿。

对各类财务报告，应分别财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章。财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第十三条 财务软件系统应设置系统管理员，负责会计电子档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对安全性负责。

第十四条  系统管理员必须妥善保管好会计数据的备份移动硬盘。备份移动硬盘应装在保护封套中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。备份移动硬盘不得外借。

第十五条  系统管理员必须经常对服务器硬盘上的会计数据建立备份，每月备份不得少于两次。不得直接对服务器硬盘上的会计数据和作为正式档案的移动硬盘上的会计数据进行任何非法操作，不得随意删除服务器硬盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

第十六条  为方便会计档案的查阅和利用，财务处存放近两年的会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计档案。对超过上述年限的各类会计档案应及时移交档案馆保管。

第十七条  会计档案保管期限分为定期、永久两类，保管期限从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第十八条 学校提供合适的会计档案保管条件，有关单位要做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第十九条 财务处向档案馆移交会计档案，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。移交会计档案由财务处和档案馆指派人员办理，交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后交接双方经办人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十条  校内单位之间发生变故所涉及的会计档案应及时移交档案馆统一管理。

第二十一条  已经立卷归档的会计档案任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案馆的会计档案确需拆封重新整理的，报财务处负责人批准后，由财务处派人监督办理，已移交至档案馆的会计档案原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财务处、审计处和经办人员共同拆封整理。

第四章  查阅和利用

第二十二条 财务处、档案馆应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案又要保证会计档案的安全。

第二十三条  财务处、档案馆对校内外单位查阅会计档案，已移交档案馆的，需经档案馆负责人批准；尚未移交档案馆的，经财务负责人批准，并办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。

财务处、档案馆应设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。

第二十四条 学校财务处保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，已移交档案馆的，需经档案馆负责人批准；尚未移交档案馆的，经财务负责人批准后方可办理借阅登记手续并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第五章  期满销毁

第二十五条  财务处、档案馆应定期对会计档案进行清理和鉴定。至少每年应清理一次。对保管期满并经过鉴定已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。

第二十六条  保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十七条  保管期满的会计档案，除本办法第二十六条规定的情形外可按下列程序销毁：

档案馆会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，由档案馆和财务处负责人、分管财务和档案工作的副校长分别在销毁清册上签署意见，销毁会计档案时应当由档案馆、财务处共同办理，审计处负责监销。

监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况分别报告学校分管财务和档案工作的校领导。

第六章  责 任

第二十八条 财务处、档案馆应当建立健全校内各级会计档案管理责任制，明确各单位负责人、会计档案管理人员对会计档案的管理责任。

第二十九条 会计档案的管理人员要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。

第三十条  妥善保管好会计档案，做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作。对电算化档案的磁盘、光盘、移动硬盘等存储媒介还要防磁、防折、防损，对由于以上原因而造成会计档案毁损的要追究相关人员的责任。

第三十一条  各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的要追究相关人员的责任。

第三十二条  对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人要追究其相应责任，构成犯罪的移交司法机关处理。

第三十三条 对故意销毁会计档案的单位和相关责任人，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的移交司法机关处理。

第七章  附 则

第三十四条  高等职业技术学院、后勤服务中心等单位参照执行。

第三十五条  本办法由财务处、档案馆负责解释。

第三十六条  本办法自颁布之日起执行。

附件

会计档案保管期限表